La salle de presse

Depuis la mise en place du Brexit, les Transports Mesguen, PME située à la pointe nord du Finistère, utilisent les solutions de Conex pour le dédouanement des marchandises qui font route ou arrivent du Royaume-Uni. Une étape hautement stratégique dans la SupplyChain, en particulier pour les produits alimentaires, vivants et ultra-frais.

Conex expose sur la SITL Paris – 13, 14 et 15 septembre 2021 – Stand J65

Un enjeu stratégique

Pour s’adapter au Brexit, c’est un tout un nouveau département dans l’entreprise, fort d’une demi-douzaine de déclarants, qui a été créé de toutes pièces au siège à Saint-Pol-de-Léon, PME de 50 millions d’euros à la tête d’une flotte nationale de 150 camions.

Le service Douane a été équipé, et formé aux nouvelles obligations réglementaires liées au transport de marchandises avec la Grande-Bretagne ^[1], et aux outils métiers de Conex : la solution Douane France et Royaume-Uni, – Gestion des procédures douanières des deux côtés du Channel – et les modules ICS et GB S&S – traitement des déclarations sécuritaires.

Cette nouvelle activité de déclarant, est devenue un centre de profit, et un atout concurrentiel pour les Transports Mesguen. Mais en réalité, le projet d’internalisation des déclarations douanières et sécuritaires, était aussi stratégique pour l’entreprise : la part du Royaume-Uni dans le Chiffre d’Affaires est de 25% sur un total de 50 M d’euros. Or, une grosse partie des flux concerne des produits alimentaires ultra frais, légumes, volailles, produits de la mer. Dans cette SupplyChain qui livre les produits à J+1 la plupart du temps, externaliser les déclarations à un tiers aurait pu pénaliser la réactivité.

Philip Gac, directeur général en charge de la partie financière et RH de l’entreprise, à l’origine du projet, explique : « Confier les déclarations de douane à un tiers, c’est possible sur le papier, mais en pratique, cela multiplie les intermédiaires, les difficultés de communication, et les risques de retards…. Dans l’univers du transport ultra frais, quand la marchandise doit être livrée à J+1 (on parle de crustacés vivants, notamment), la SupplyChain ne souffre pas le moindre retard, sinon, la marchandise peut être perdue ! On ne voulait surtout pas que nos camions soient bloqués aux frontières à l’arrivée en Angleterre ou en France ! »

C’est de l’histoire ancienne

Les Transports Mesguen, ont développé des services de transport entre le continent et le Royaume-Uni depuis les années 60. Mais ces trente dernières années, depuis 1993 et l’entrée du Royaume-Uni dans l’Union Européenne, les formalités import/export, avaient disparu.

Jusqu’à ce qu’on parle du Brexit. Résultat, au 1^er janvier 2021, un département a repris du service sur de toutes nouvelles bases : nouvelle réglementation, nouveau process, nouvelle équipe, nouveaux logiciels…

Le contexte d’indécision politique et d’incertitudes réglementaires entourant la mise en place du Brexit aura obligé la PME à beaucoup d’adaptation, des coups de freins et d’accélération, tant pour la montée en compétences de son personnel que pour la mise en place des logiciels.

Conex a accompagné ce projet Brexit depuis le départ, il y a deux ans, et c’est avec la même détermination que les deux entreprises y ont travaillé, l’éditeur adaptant son offre logiciel au fil des négociations politiques, et formant le personnel des Transports Mesguen.

La collaboration avec Conex

Mars 2019, la décision de s’engager dans l’organisation d’un service de dédouanement interne pour les flux avec le Royaume-Uni est prise. Il faudra des équipes et des logiciels et Philip Gac, qui prend l’initiative de la conduite du projet, sollicite Conex : « Conex est leader du marché, sa fiabilité m’a été confirmée par plusieurs transitaires de ma connaissance. Le projet d’ensemble comportait déjà suffisamment d’incertitudes, je voulais faire le choix de la sécurité en ce qui concerne la solution informatique. Et les premiers contacts avec les équipes se sont bien déroulés dès le début. De plus, Conex avait le net avantage de proposer un logiciel CUSTOMS via conex™ connecté aux Douanes UK (CHIEF, CDS). Ainsi, les informations sur les marchandises que nous transportons pour nos clients sont saisies et/ou interfacées une seule fois, soit côté France, soit côté UK pour être adressées aux douanes de part et d’autre de la Manche ; elles apparaissent en miroir dans la solution Conex de chaque côté de la frontière sans travail supplémentaire. »

Philip Gac estime le besoin de personnel à 6 ou 7 personnes ; mais embaucher, alors que le Brexit n’est pas encore une certitude, est une gageure. Il propose alors à l’ensemble du personnel administratif la possibilité de rejoindre le futur département Douane, ce qui signifie en clair, se former à un nouveau métier de déclarant en douane et, donc, aux outils Conex.

8 personnes prennent le départ, c’est suffisant pour couvrir les besoins d’un service ouvert de 7 h à 22h 7jours/7. 3 personnes, lui y compris, se forment dès le printemps 2019, qui formeront à leur tour les collègues du nouveau service.

En parallèle de la formation, un travail informatique est réalisé pour intégrer les outils Conex dans le système d’information de Mesguen : il s’agit de limiter les saisies manuelles en injectant directement les datas déjà présentes dans les outils comptables et transactionnels de Mesguen au cœur des interfaces de Conex.

Philip Gac d’ajouter : « Cette intégration de Conex dans notre informatique s’est très bien passée, et c’était vraiment une condition pour gérer des volumes sans risque d’erreur, avec rapidité, pour notre équipe ! »

Un agenda de lancement contrarié

Les Transports Mesguen sont prêts pour le Brexit et les saisies douanières. Sauf que rien ne se fera dans les temps comme on sait, que les reports succèdent aux reports de Brexit et que du côté de la PME, on doit rester sur le qui-vive, ne rien oublier de ce que l’on vient d’apprendre mais qu’on ne peut pas encore appliquer. Donc, on continue à s’entrainer sur des jeux de données fictives deux heures par semaine, et on fait en plus son travail habituel comme si de rien n’était…

Enfin, septembre 2020, l’approche du D-Day redevient crédible et imminente. On repasse en mode pré-projet : en septembre, deux collaborateurs lui sont détachés à mi-temps, puis à plein temps en octobre. Mi-novembre, ce sont des sessions d’entrainement au traitement des déclarations douanières qui reprennent cette fois tous les jours pour l’ensemble des futurs déclarants.

La ligne d’horizon se rapproche. Et le 1^er janvier 2021, le tout premier dédouanement dans le nouveau système des douanes post-Brexit est effectué avec succès.

« Il s’agissait d’un camion de crabes écossais qui devait rejoindre l’Espagne. Des produits vivants, de grande valeur, une cargaison d’au moins 100 000 euros à traiter dans l’urgence bien entendu, dont les Transports Mesguen héritent presque à la toute dernière minute. »

Les premières semaines seront denses… Les clients n’ont pas anticipé la nouvelle complexité douanière, et découvrent sur le tas que le Brexit change les modalités de prise en charge, qu’on ne laisse plus passer les camions aux frontières de l’Angleterre si les formalités douanières ne sont pas complètement apurées… Sans compter que les produits vivants doivent aussi obtenir des certificats sanitaires.

Mesguen et ses équipes sont aux commandes, récupèrent les factures manquantes, passent des dizaines d’appels pour obtenir les informations manquantes dans l’urgence, saisissent, et dédouanent à tour de bras… La première semaine restera mémorable, avec des horaires de 8h à 2h du matin…

Au final, le service est totalement opérationnel, Mesguen a monté une nouvelle activité sur la base des logiciels Conex, et développé son chiffre d’affaires, ses équipes ont prouvé leur capacité à assumer un challenge mémorable !

A propos des Transports Mesguen

Depuis 70 ans, l’entreprise est spécialisée dans le transport routier de denrées alimentaires (fruits, légumes, produits de la mer, etc.), frais ou congelés. Elle dispose d’une flotte de 85 camions semi-remorques frigorifiques. Nous assurons entre autres le transport de produits industriels avec plus de 75 semi-remorques. Elle a également plusieurs entrepôts de stockage sous température dirigée. Avec plusieurs lignes de départ, elle peut répondre rapidement aux appels en France et en Angleterre.

https://www.transports-mesguen.fr/

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[1] GB S&S est la partie sécuritaire qui remplace ICS pour les marchandises à l’importation en Grande-Bretagne.

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