Bolloré Logistics adopte la solution ZEN de Conex et transforme ses relations de travail avec ses clients

Chez Bolloré Logistics, 275 déclarants métropolitains sont employés pour traiter les déclarations douanières et sécuritaires. Le surcroît de traitements administratifs occasionné par le Brexit a incité à digitaliser un peu plus encore le processus de travail touchant à la collaboration avec les clients : les échanges d’informations s’organisent désormais autour d’une plateforme documentaire qui reçoit et stocke les informations échangées, permet de visualiser l’avancée des traitements, donne des alertes sur des points chauds, et produit des rapports périodiques.

Vers une digitalisation complète des échanges de travail

Le service Douane de Bolloré Logistics a proposé à son client NESTLE au 1^er janvier 2021 après le Brexit, de travailler sur la plateforme ZEN de Conex. L’espace de travail numérique sécurisé reçoit, centralise et archive les documents et correspondances entre le Représentant en douane enregistré et ses clients, permettant d’optimiser la réalisation des formalités douanières sur les opérations d’import / export. L’outil qui organise de façon méthodique les échanges a rapidement fait ses preuves et d’autres clients de Bolloré ont emboité le pas et adhéré à l’outil de collaboration…

« Le groupe Nestlé a été le premier client à basculer vers cette nouvelle organisation de travail, 10 déclarants l’ont tout d’abord utilisé dans leurs échanges avec leurs correspondants dans 7 ou 8 usines. Aujourd’hui, 30 déclarants pour 6 clients sont reliés à l’outil et le mouvement s’accélère, avec 100 déclarants et une quinzaine de clients prévisibles à court terme. En étape de déploiement, 2 heures suffisent à former les nouveaux utilisateurs », explique Jean-François Ledun, directeur Douane de Bolloré Logistics.

Plus de visibilité et de rapidité dans les traitements

ZEN via conex™ offre un espace de travail collaboratif, qui économise du temps. Grâce à une liaison informatique, ZEN affecte automatiquement les données dans les champs déclaratifs correspondants dans CUSTOMS via conex™, le logiciel de déclarations douanières. Les documents obligatoires sont ainsi pré-remplis au fur et à mesure, sans intervention humaine hormis une vérification.

ZEN permet une traçabilité des échanges entre Bolloré et ses clients à ce stade pré-déclaratif. Le client téléverse au fur et à mesure les documents nécessaires aux déclarants, ZEN ordonne de façon intelligente tous les flux de données et le client peut suivre la ligne de vie de son dossier. Une alerte avertit le déclarant concerné de toute action sur la plateforme, et il accède aux documents transmis. Les échanges en phase pré-déclarative sont tracés, la plateforme centralise documents et informations qui, auparavant, arrivaient au gré des habitudes de chacun, par mails, téléphone, drive…

Jean-François Ledun explique : « On sait, dossier par dossier, où on en est à l’instant t, grâce à des vues synthétiques ; s’il manque une information pour apurer une écriture, on le voit tout de suite, et on peut s’en occuper en priorité. »

Quand le déclarant envoie la déclaration à l’administration douanière le workflow de traitement est tracé, et le client, tout comme le déclarant, sont tenus informés de l’état d’avancement en temps réel.

Les modèles de rapport sont personnalisables selon les critères des clients, plus de temps perdu à rechercher des données pour compiler des rapports. Des indicateurs de performance, comme par exemple le temps de traitement moyen par déclaration, sont calculés automatiquement, et les données de gestion financière synthétisées (montants des droits de douane, de TVA…).

« En tant que Représentant en douane enregistré, donc prestataire, nous devons fournir périodiquement des rapports d’activités à nos clients. Dans certains cas, cela pouvait prendre des jours-hommes pour compiler les informations et présenter les restitutions au modèle demandé ; avec ZEN, l’édition des rapports est facilitée, avec des modèles préformatés », souligne Jean-François Ledun.

Enfin, l’archivage des documents et des déclarations dans ZEN via conex™, est un autre avantage induit : il est opéré à la demande du client pour une durée pouvant aller jusqu’à 10 ans pour toutes les déclarations et documents. L’opposabilité de l’archivage est renforcée par le recours à la technologie de la Blockchain qui va certifier et horodater chaque pièce et action constitutives du dossier.

A propos de ZEN via conex™ : ZEN via conex™ est une plateforme collaborative permettant d’échanger, centraliser, tracer et archiver les données, documents et messages électroniques. Le client peut ainsi historiser tous les mouvements d’écritures, tout au long du parcours des importations/exportations, de la phase pré-déclarative jusqu’au classement. De multiples acteurs – clients, partenaires, collaborateurs, importateurs, exportateurs, transporteurs …-, interviennent sur les déclarations pour les enrichir tour à tour, dans un workflow collaboratif.

A propos de Bolloré Logistics

Bolloré Transport & Logistics est un opérateur majeur du transport et de la logistique à l’international avec 35 000 collaborateurs, répartis dans 109 pays et sur les cinq continents. Spécialiste du transport multimodal, le groupe exerce ses activités à travers quatre métiers : Bolloré Ports, Bolloré Logistics, Bolloré Energy et Bolloré Railways.

Bolloré Logistics, 1^er commissionnaire en douane, 4 200 collaborateurs, 73 agences,  accompagne le développement à l’international, des petites & moyennes entreprises et des grands groupes dans la gestion globale de leurs flux. La société offre un large savoir-faire local, à proximité de nos clients porté par des experts métiers transport, douane et supply chain. Ils s’appuient sur le maillage de notre réseau international pour délivrer des solutions innovantes et créatrices de valeur pour leurs clients de nombreux secteurs tels que le luxe, les cosmétiques, la santé, l’aéronautique, la défense, l’énergie, la distribution, l’automobile, l’agroalimentaire.

Pour en savoir plus : https://www.bollore-transport-logistics.com