La salle de presse

Grande marque française d’agendas, Quo Vadis utilise la Legal Suite. Le progiciel de gestion du droit des affaires permet au fabricant de suivre de près quelque 700 contrats, de gérer ses marques et modèles déposés, ainsi que les licences sur les visuels qui agrémentent ses gammes.

Le juridique chez Quo Vadis : la polyvalence avant tout !

La fonction juridique repose sur une responsable qui doit faire preuve d’une grande polyvalence : traitement des données courantes, rédaction et enregistrement des contrats, suivi des contentieux, suivi des Assemblées Générales des sociétés du groupe, consultations internes, suivi des titres de propriété industrielle… Les contrats à traiter sont multiples : fournisseurs, prestations de services notamment informatiques, licences, assurances et baux immobiliers, développement à l’international. « Nous avons aussi beaucoup de modèles déposés, de contrats de marques et de brevets à suivre.», explique Fadia Michel, la responsable juridique de l’entreprise.

Ces derniers sont d’autant plus importants qu’ils fondent le patrimoine intellectuel du fabricant et conditionnent en partie le lancement de nouveaux modèles. Car pour se développer, Editions Quo Vadis doit faire preuve d’innovation, tant dans le choix des matières que du design.

Gérer près de 700 contrats différents avec facilité

Avant la fin 2003, l’activité juridique de l’entreprise n’était pas informatisée et ne disposait d’aucun logiciel adapté à cette fonction. «Tous les documents étaient en version papier, classés dans des dossiers cartonnés, des armoires… », confirme Fadia Michel. « Il a fallu repartir de zéro mais c’était très bénéfique pour l’entreprise. » Déjà utilisatrice de la Legal Suite chez son précédent employeur, c’est elle qui convainc la direction du fabricant de s’équiper. « J’avais participé à sa mise en œuvre juste avant de rejoindre Quo Vadis : je connaissais ses atouts et le gain de temps qu’elle procure au quotidien. Ce type de solution très pratique m’est apparu indispensable pour faire face aux évolutions du métier et à la polyvalence demandée par ce poste. »

Dans l’offre modulaire de la Legal Suite, Quo Vadis choisit, deux modules : « Contrats » et « Propriété intellectuelle ». Courant 2004, la base de données de l’outil est alimentée à partir des contrats papier existants. Cette étape a été facilitée par l’ergonomie, les menus déroulants, les aides contextuelles, le référentiel métier, qui font aussi la force d’un progiciel comme la Legal Suite, véritablement orienté utilisateurs et conçu « par des juristes pour des juristes ». « Aujourd’hui nous pouvons compter sur une base enregistrée de 600 à 700 contrats, mise à jour régulièrement et disponibles en quelques clics », indique la responsable.

La Legal Suite : une nouvelle dimension juridique

Après la mise en place de la Legal Suite, les résultats sont probants : meilleure productivité, traçabilité des données, archivage optimisé… « Je peux croiser toutes les infos sur une requête de contrats », précise Fadia Michel qui passait auparavant son temps à chercher un dossier, ou un contrat de prestation de services signé de telle date à telle date. « J’ai aujourd’hui une vision très claire de mes dossiers en cours, et l’assurance de ne rater aucune échéance grâce au système d’alerte intégré à l’outil. »

Clairement, l’arrivée des modules de Legal Suite a donné une nouvelle dimension au travail juridique dans l’entreprise. Sa responsable peut compter sur un outil fiable, puissant, simple d’emploi et évolutif. Elle souhaite désormais pouvoir aller plus loin, notamment dans les fonctions de reporting et d’édition de rapports.

À propos de Quo Vadis.

Marque du groupe Exacompta-Clairefontaine, Quo Vadis est célèbre pour ses agendas commercialisés dans le monde entier et imprimés dans plus de 12 langues. Les Éditions Quo Vadis ont été fondées à l’origine par le docteur Beltrami en 1954, après avoir inventé le concept de la grille d’agenda (breveté Agenda Planing®) pour ses besoins personnels. Avec la DS de Citroën et la machine à écrire d’IBM, l’agenda Quo Vadis a même reçu en 1962 le prix d’honneur décerné à l’un des grands produits du XXe siècle, lors de l’exposition d’œuvres d’art et d’industrie au musée du Louvre. Aujourd’hui, l’entreprise Quo Vadis mène deux activités : l’agenda grand public, vendu en circuit de distribution spécialisé, et l’agenda publicitaire. Elle se développe grâce à son sens de l’innovation (matières nouvelles, personnalisation, licences…) et à la qualité de ses produits.

Pour en savoir plus : www.quovadis.fr