Apave conforte sa gestion des risques grâce à Legal Suite

Le groupe Apave, organisme technique indépendant créé en 1874, est spécialiste de la sécurité et de la qualité au service d’enjeux stratégiques, économiques et industriels. Pour gagner en efficacité dans la gestion de ses dossiers souvent sensibles, le département juridique de l’Apave parisienne s’est équipé dès 2002 de la Legal Suite.

Les grandes entreprises et structures privées ou publiques sont soumises pour la plupart à des contrôles et des vérifications obligatoires, la nature des interventions et leur périodicité étant fixées par la réglementation (décrets, arrêtés, directives européennes…). Elles font appel à des organismes indépendants pour prévenir les risques d’explosion, vérifier les dangers de rayonnements d’appareils médicaux ou contrôler ascenseurs et tapis roulants, entre autres exemples.

Apave : « contrôleur et vérificateur » depuis cent trente ans

Positionné sur ce créneau dès 1874, le groupe Apave est devenu un « passage obligé » pour ses nombreux clients : entreprises industrielles, tertiaires, collectivités locales, hôpitaux, musées… Ses interventions vont des contrôles techniques (électricité, équipements sous pression, machines et appareils de levage) aux contrôles des installations classées (incinération d’ordures ménagères, sources radioactives, mesures de champs électromagnétiques pour la téléphonie mobile, etc.), contrôle de stockage et de transport des produits dangereux.

Ce métier historique axé sur la maîtrise des risques engendre par nature de grosses quantités de documents dont une bonne partie de nature juridique (contrats, assurances, litiges, conseils…). Ils étaient traités par des outils informatiques généralistes peu adaptés.

Le juridique au cœur de la maîtrise des risques

L’Apave parisienne (19 agences et bureaux, 1 laboratoire, 21 espaces formation et 1 353 collaborateurs) fait figure de pionnier dans la profession en s’équipant dès 2002 d’un progiciel spécialisé : la Legal Suite. « Nous n’étions à l’époque que 2 personnes au service juridique, polyvalentes », se souvient Claire Ponsin, en charge de la documentation et de la veille juridique et concurrentielle, adjointe de la responsable juridique dont le service compte aujourd’hui cinq collaborateurs. « Nous avions vraiment besoin d’un logiciel qui se charge de gérer, d’archiver, de partager tous ces fichiers autour d’une base unique. » La Legal Suite s’avère rapidement une aide précieuse, d’accès simple avec ses menus déroulants et sa terminologie adaptée aux métiers d’Apave.

Chacun sait qui suit tel dossier, identifié par un numéro unique et non plus par ordre alphabétique. Au moindre appel téléphonique, le secrétariat juridique a tous les renseignements nécessaires sur son écran. « Lors d’arrivée de pièces judiciaires, il faut être très réactif : le logiciel permet d’identifier tout de suite de quel dossier il s’agit. Cela demande que l’outil soit bien paramétré au départ, mais c’est assez simple », complète Claire Ponsin pour qui ce type d’outil permet d’assurer une parfaite gestion des dossiers contentieux.

La Legal Suite, solution juridique souple et légère

Passée en version Intranet, l’Apave parisienne a pu ouvrir l’outil en consultation à la direction financière pour calculer et gérer le montant des provisions dans chaque agence par exemple. Point important, la Legal Suite a été bien acceptée par le service informatique « car elle s’est révélée peu gourmande en ressources système et réseaux, légère et ne demandant qu’une maintenance minimum ».

Son éditeur, Legal Suite SAS, vient de terminer un 1er semestre fiscal record avec des commandes multipliées par 2,4 et un chiffre d’affaires doublé par rapport à l’année précédente. Legal Suite SAS compte aujourd’hui plus de 120 clients fidèles, présents dans de multiples secteurs économiques, et représentant 9 500 licences. Depuis le début de l’année 2005, seize nouvelles entreprises ont opté pour la Legal Suite dont La Poste, Total, Reed Midem, Cap Gemini et le groupe Mornay.

À propos du groupe APAVE.

Créé en 1874, Apave est un organisme tierce partie indépendant spécialisé dans le contrôle technique et d’installations et la maîtrise des risques. Il est présent sur 5 métiers : inspection et assistance techniques, bâtiment et génie civil, laboratoires essais mesures, formation et conseil. Outre l’Apave parisienne, créée il y a cent trente ans, trois autres Apave sont implantées en France et en Europe : l’Apave Nord-Ouest, l’Apave Sud-Europe (sud de la Loire et Europe), et l’Apave alsacienne (région Est). Se rajoutent des bureaux dans le monde et dans les DOM/TOM. Au total, le groupe Apave rassemble 120 agences et bureaux, 8 laboratoires, 100 espaces de formation, 8 000 collaborateurs, dont 5 800 ingénieurs et techniciens. Il a réalisé en 2004 un CA de 519 millions d’euros.

Pour en savoir plus : www.apave.com