Aux CHU de Rouen et Bicêtre le logiciel de planification des tâches OPTI-TIME, édité par DELIA SYSTEMS, améliore le service rendu aux patients.

Le logiciel de planification OPTI-TIME conçu par DELIA SYSTEMS, gère plusieurs milliers de rendez-vous patients au quotidien. OPTI-TIME gère également la réservation des blocs opératoires. \r\nConstatant des bénéfices probants et immédiats, les utilisateurs sont les premiers à prôner l’élargissement du périmètre d’application du logiciel. La clef de succès d’OPTI-TIME ? Permettre l’introduction d’un moteur de planification dans les systèmes d’informations hospitaliers, indépendamment des ERP/PGI médicaux.

CHU de Rouen. Un point de départ : la planification des rendez-vous.\r\n

Le CHU de Rouen gère plus de 1 800 rendez-vous quotidiens, pour 41 services. Début 2000, la direction informatique réfléchissait à l’évolution de son outil issu de développements internes : «Nous souhaitions trouver un moteur de planification généraliste, capable de prendre simultanément en compte le personnel et les autres ressources et d’évoluer vers des tâches plus complexes.», explique Isabelle GALICHET, directrice informatique et réseaux du CHU.

Le logiciel de DELIA SYSTEMS a été sélectionné à la suite d’un appel d’offre. OPTI–TIME permet l’accès simplifié et informatisé aux agendas, et une gestion simple des contraintes de planning par la connaissance des disponibilités des multiples ressources à agencer.

OPTI–TIME a diminué de moitié les temps de prises de rendez-vous.

Déployée en six mois, la solution OPTI–TIME a été très bien reçue par les utilisateurs : «Le temps consacré à la prise de rendez-vous a été divisé par deux ou trois selon les cas. Les services qui en profitent le plus sont ceux qui doivent ouvrir leurs plannings aux autres : de multiples appels téléphoniques internes leur sont ainsi épargnés.», constate Isabelle GALICHET.

Mesurant les bénéfices, les utilisateurs sont demandeurs d’extensions.

Récemment étendue à la planification du service des transports, la solution fait de nouveaux adeptes. Le gain de temps réalisé par les ambulanciers est observé de près par les équipes de brancardiers chargées du transport des patients en interne. «L’outil de DELIA SYSTEMS rentre dans cette rare catégorie de logiciels que les utilisateurs appellent de leurs vœux.», souligne Isabelle GALICHET.

Vers des déploiements plus complexes.

La planification de la réservation des blocs opératoires est prévue pour janvier 2003.

2004 devrait ensuite être consacrée à l’extension du champ d’application du logiciel aux soins des malades hospitalisés. «Nous étendons progressivement les champs couverts, des plus simples aux plus complexes. L’application est très bien acceptée par les utilisateurs qui sont formés en une demi-journée et savent qu’ils vont immédiatement réaliser des gains de temps importants dans leurs tâches administratives ou fonctionnelles.», souligne Isabelle GALICHET.

CHU de Bicêtre. La gestion des blocs opératoires.\r\n

Au CHU de Bicêtre, la gestion des blocs opératoires termine sa phase expérimentale, un pilote sera mis en place début octobre. «Le choix d’OPTI–TIME est la conclusion d’une longue recherche d’un logiciel capable de s’intégrer en front office d’un système d’informations hospitalier.», confie Roland FORCE, directeur des systèmes d’information du CHU.

L’enjeu concerne là aussi la qualité du service rendu au patient. L’hôpital Bicêtre regroupe quinze salles d’opérations, dans lesquelles sont susceptibles d’intervenir près de deux cents personnes : chirurgiens, anesthésistes, personnel infirmier de chacune des professions et gestionnaires d’approvisionnement.

Sous la pression des 35 heures, l’optimisation des ressources disponibles est un enjeu majeur pour l’hôpital.

Temps réel et minimisation des changements : un avantage capital.

«Connaître en temps réel, grâce à OPTI–TIME, les retards éventuels dus à la prolongation d’une intervention, permet de mieux d’organiser pour le brancardage des malades, et de réduire les temps morts pour les équipes médicales.», poursuit Roland FORCE.

Lorsqu’un planning dérive, l’algorithme d’OPTI–TIME trouve la nouvelle solution induisant le minimum de changements.

OPTI–TIME : séduisant par sa simplicité et son efficacité.

Dès sa phase de maquettage, l’application a été plébiscitée par les utilisateurs. «Auparavant, les essais d’informatisation des blocs se sont révélés des échecs car ils partaient du dossier médical et non de la gestion des ressources.», explique Roland FORCE.