La salle de presse

Améliorer le partage et l’échange de documents, rendre plus efficace le travail en équipe de manière simple sans avoir à se soucier de technique : tels étaient les objectifs de Blade, société de conseil en développement et en organisation, en testant l’offre de travail collaboratif de Global SP qui allie l’efficacité de la solution Microsoft Sharepoint et la fiabilité d’un service 100 % externalisé. Après quelques semaines d’utilisation quotidienne, les bénéfices ont dépassé les attentes.

La société de conseil Blade Associés regroupe à la fois une activité de développement commercial et une activité de conseil en organisation spécialisée dans la modernisation des services comptables et financiers telle que la dématérialisation des flux ou la création de centres de services partagés. Ses cinq consultants, à la double expertise fonctionnelle et technique, sont sur tous les fronts, et doivent être très mobiles tout en travaillant par équipe sur les dossiers clients. « Or nous étions confrontés à un manque d’efficacité récurrent dans la gestion documentaire de nos dossiers (archivage, numérotation des versions de documents, etc.), au niveau individuel mais surtout collectif, dans le partage et l’échange de documents communs à nos projets », raconte Serge Labouyrie, directeur associé et cofondateur de l’entreprise.

Global Hosted Collaboration : l’alliance du travail collaboratif et du mode hébergé

Dans ses activités, Blade Associés a l’habitude d’expérimenter différentes solutions métiers : ERP, e-procurement, gestion électronique de documents, dématérialisation de factures, EDI… « Alors quand les équipes de Global SP nous ont proposé d’être pilote sur leur nouvelle offre Global Hosted Collaboration, nous avons trouvé que l’opportunité était excellente pour tester pour nos propres besoins une solution de travail collaboratif qui plus est en hébergement externe. » Cette solution Global Hosted Collaboration réunit en effet un site collaboratif Microsoft Sharepoint, un espace de stockage dédié, une aide en ligne et une gestion sécurisée des flux de données, le tout hébergé chez Global SP, spécialisé dans l’infogérance externalisée pour PME.

Ayant assisté à un séminaire de présentation, les responsables de Blade Associés ont su se poser les bonnes questions : comment organiser les espaces de travail, etc. Le paramétrage et la prise en main de l’outil se sont faits intuitivement en quelques heures. « Très vite nous avons pu tous profiter d’un environnement de travail partagé. »

Chaque consultant peut désormais gérer ses dossiers à distance où qu’il soit, et partager ses contacts, un accès Internet suffit. Le travail par équipe y gagne nettement. C’est le cas par exemple lors de la rédaction d’une proposition commerciale : chaque intervenant du dossier peut y ajouter ses commentaires, dialoguer en direct avec un autre ou, en cas d’indisponibilité, être prévenu des modifications par alerte mail ou messenger. Tout est automatiquement archivé et sauvegardé. Côté intendance, tout est pris en charge par Global SP depuis son datacenter parisien. Un atout pour Blade Associés, qui ne souhaitait pas installer en interne ce type de solution ni dédier une personne en particulier à sa gestion et à sa maintenance.

Un outil idéal pour le travail en projet et la mobilit

Au bout de quelques semaines, les premières retombées sont excellentes : rapidité et robustesse de l’outil collaboratif Microsoft Sharepoint, facilité et souplesse de paramétrage pour l’adapter à toutes les situations : pas besoin de passer des heures à tout définir pour ne plus rien pouvoir changer ensuite. Pour Serge Labouyrie, « c’est un outil fantastique, qui colle parfaitement à notre mode de fonctionnement et de travail ».

D’ores et déjà les objectifs de départ sont atteints et même dépassés. « Nous sommes loin d’avoir épuisé tous ses atouts », indique Serge Labouyrie qui compte mettre en place le suivi des actions en mode projet, par exemple, et ouvrir l’accès des dossiers partagés à certains partenaires extérieurs (avocats spécialisés notamment) et pourquoi pas à des clients.

Autre avantage immédiat, la tranquillité d’esprit de n’avoir à s’occuper de rien : « le mode hébergé simplifie bien les choses, l’accompagnement est réel, c’est très confortable », résume le directeur associé de l’entreprise. Global SP s’occupe de tout et la qualité de service est impeccable. Depuis la mise en place de cette offre, Blade Associés n’a pas eu à se plaindre de problèmes techniques ou de lenteur d’accès aux informations.

Le succès de Global Hosted Collaboration auprès de ses clients, tels que Blade Associés, repose sur une offre maîtrisée (Microsoft Sharepoint), soutenue par un hébergement solide.