Schneider Electric Industries et Conex, pilotes de Delta

L’entreprise Schneider Electric Industries a été choisie par les douanes françaises, dès 2004, comme pilote pour la mise en place du nouveau système de dédouanement dématérialisé DELTA (Dédouanement En Ligne par Transmission Automatisée). Cette véritable aventure, vécue en partenariat avec la société Conex, nous est contée par Céline Guillemin, responsable du pôle Douane Opérationnel et Adélaïde Lecoq, responsable Méthode Douane, au sein de la direction Douane de Schneider Electric Industries dirigée par Bernard Daguzan.

Car c’est bien d’une aventure dont il faut parler…

« Des dizaines de réunions où chaque problème semblait apparaître au fil de ces rencontres ; il nous a fallu être tenace car parmi les sociétés pilotes, certaines ont très vite jeté l’éponge ! Nous avions l’impression que la direction générale des Douanes françaises n’avait pas mesuré l’ampleur des changements qu’impliquait cette nouvelle procédure Delta, d’un point de vue informatique d’une part, mais surtout les impacts de ce nouveau système sur l’organisation et la gestion logistique des entreprises. Grâce à cette expérience, aujourd’hui, nos 3 000 déclarations mensuelles à l’export et 800 à l’import sont toutes traitées dans le système DELTA D (Domicilié). Nous avons opté pour le mode de transmission Edi (Echange de Données Informatisées) de nos déclarations via l’application DeltaPass développée par la société Conex. »

Conex : partie prenante de la solution Douane de Schneider Electric Industries\r\n

Après plusieurs années de gestion à l’échelle locale de ses opérations douanières (en PDD : Procédure de Dédouanement à Domicile), Schneider Electric Industries a opté en 2006 pour une centralisation de ses déclarations avec la mise en place d’une Procédure de Domiciliation Unique (PDU).

« Cette nouvelle organisation impliquait la centralisation de notre informatique douanière avec la mise en place d’un serveur dédié au niveau national, hébergeant l’ensemble des applications douane développées par la société Conex. Nous avons complètement industrialisé notre solution Douane avec l’aide de notre prestataire, qui a su répondre à notre besoin, à savoir : pouvoir connecter simultanément 80 déclarants situés sur 4 sites opérationnels en France. »

Conex : un choix évident

La société Conex accompagne depuis plusieurs années Schneider Electric Industries, qui utilise plusieurs de leurs logiciels, à la fois pour le traitement de ses opérations douanières, mais également pour la veille réglementaire et la mise à jour de ses données douanes (TARIC & réglementations communautaires et nationales associées, mesures antidumping ou préférentielles, suspensions tarifaires…).

« 300 à 400 nomenclatures douanières doivent faire l’objet d’un suivi régulier, quant aux réglementations en constante évolution. Cela représente une charge de travail considérable, qui ne peut être gérée sereinement qu’avec des outils adaptés, conviviaux et à la pointe de l’actualité réglementaire. »

« Fort de ses années de collaboration, couronnées par la mise en place réussie de plusieurs projets, il apparaissait évident de faire le choix de Conex pour nous accompagner dans cette aventure pilote de DELTA. Avec leur maîtrise du domaine informatique et leurs connaissances du métier de la douane, nous avions une parfaite confiance en leurs équipes et ils avaient surtout su comprendre et anticiper cette révolution douanière en alertant leurs clients suffisamment tôt. »

Une formation interne unique

« Nous travaillons depuis plusieurs mois sur l’applicatif DeltaPass de Conex, pour ce faire 3 personnes de notre société ont suivi un stage de formation à Paris proposé par la société Conex, afin de connaître les maniements de l’outil. »

« Nous avons ensuite déployé DeltaPass en interne, tout d’abord en phase de test : nos déclarations étaient envoyées sur la plateforme test de la douane, puis en mode opérationnel à partir de juin 2007. »

Le démarrage de DELTA a nécessité la formation de 80 personnes chez Schneider Electric Industries ; une grande campagne de formation interne a donc été lancée, tant sur l’aspect réglementaire entraîné par la mise en place de DELTA, que sur l’utilisation de l’outil DeltaPass.

Un pilote bien utile

« Notre apport à la mise en place de DELTA par les douanes françaises est loin d’être négligeable. »

Quelques exemples :

« En phase de test, nous avions signalé plusieurs bugs informatiques aux douanes françaises qui les avaient résolus sur sa plate-forme de formation/test : entre autres, le système n’acceptait qu’un seul numéro de facture par déclaration ! »

« Lors de notre démarrage opérationnel du 4 juin, nous nous retrouvions face à ces mêmes bugs, en réel cette fois-ci, avec un risque de paralysie de notre trafic routier, aérien et maritime ; nous travaillons en effet dans le cadre d’un plan transport sous flux tendu. Il nous a fallu sensibiliser nos transporteurs et transitaires et demander à la Douane d’appliquer la procédure de secours. Ce mode dégradé permet d’éditer nos déclarations sous format papier afin de ne pas bloquer nos flux de marchandises tant à l’export qu’à l’import. Cette procédure nécessite ensuite, dès que le système DELTA refonctionne, le renvoi a posteriori de toutes les déclarations déclenchées en procédure de secours. »

« Dans la version initiale de DELTA, il n’était pas prévu que l’opérateur puisse faire de demande de rectification de ses déclarations via le système. Toutes rectifications devaient être faites manuellement en dehors du système ! Un peu dommage lorsque l’on sait que les réalités logistiques nous contraignent parfois à devoir modifier au dernier moment nos déclarations, par exemple lorsque nous n’exportons plus 100 palettes en maritime comme initialement prévu, mais seulement 98, car 2 ont dû partir en urgence par express… Après un peu d’insistance, nous avons finalement obtenu de la part de l’Administration, cette possibilité de rectification, sous réserve toutefois d’un accord préalable du bureau de douane ! »

Un véritable cauchemar

« Quand, début juillet les messages transmis via DeltaPass à la douane ne revenaient pas du fait de la saturation de la plateforme de la douane, il nous a fallu là encore faire face à une situation très délicate, avec un fort risque de blocage de notre logistique. Toutefois, de par la disponibilité et la réactivité de notre équipe projet ainsi que des techniciens de la société Conex, nous avons pu limiter les impacts à quelques départs retardés, sans détériorer la qualité de service à nos clients. »

« Il faut également souligner le soutien des bureaux de douane locaux (bureau de domiciliation de Grenoble et les autres bureaux de rattachement d’Évreux, l’Isle-d’Abeau, Dijon, Angoulême) qui dans les moments de crise ont su être compréhensifs et réactifs tant pour nous autoriser à passer en procédure de secours, que pour libérer nos déclarations lorsque le système DELTA bloquait 100 % de nos exportations ! »

« Nous avons également eu une relation directe avec la direction générale des Douanes et le Centre informatique douanier afin de débloquer plusieurs situations difficiles. »

Une nouvelle ère

« On est loin du cédérom contenant notre déclaration mensuelle que nous devions déposer au bureau de douane local ! On peut dire que nous avons passé le cap “DELTA” et sommes désormais dans l’ère du e-douane », concluent Céline Guillemin et Adélaïde Lecoq, persuadées que DELTA va enfin trouver son rythme de croisière dans les semaines qui viennent.