WaveSoft aux côtés des épiceries solidaires

Les épiceries solidaires s’adressent à un public de familles en difficulté économique, elles sont de plus en plus nombreuses et en phase de professionnalisation. C’est dans cette dynamique que WaveSoft a d’abord été installé à Toulouse dans l’épicerie du Mirail en 2012 par son partenaire intégrateur IBS Network, puis déployé au sein d’autres adhérents du GESMIP (Groupement Epicerie Solidaire Midi Pyrénées).

Des structures en phases de professionalisation

L’aide alimentaire animée en France par un tissu associatif dense est de plus en plus visible sur le territoire national. Elle peut notamment, comme en Midi-Pyrénées, prendre la forme d’épiceries solidaires qui fonctionnent comme de petits supermarchés, avec la particularité de dédier aux ayants-droits qui viennent y faire leurs courses, un accueil personnalisé par un accompagnant social, et un tarif allant entre 10 à 30 % du prix public habituel des marchandises.

Recevant des approvisionnements de la Banque Alimentaire, des financements d’organismes divers, devant obtenir un agrément préfectoral obligatoire, les épiceries solidaires doivent se conformer à un certain nombre d’exigences en termes de gestion des stocks et de reportings administratifs. A Toulouse, l’épicerie solidaire du Mirail est gérée par Jérémy CLEMENT. Elle a été équipée de WaveSoft en 2012, soit 4 ans après son ouverture au public. Un exemple qui a fait des émules au sein du GESMP (Groupement Epicerie Solidaire Midi Pyrénées), en phase d’être complètement équipé aujourd’hui.

Jérémy CLEMENT, directeur de l’épicerie solidaire, témoigne : « Nous accueillons 180 familles par semaine, avec une moyenne de 3,5 personnes par famille. Avant WaveSoft, rien n’était informatisé et nous relevions la liste de courses effectuées à la main au moment du passage en caisse. Aussi, pour installer et paramétrer le logiciel, nous avons dû, en amont, saisir informatiquement nos fichiers, celui de nos bénéficiaires et celui de nos catégories de produits. Aujourd’hui, nos articles sont étiquetés avec un code barre au moment de la mise en rayon, ce qui permet de sortir un ticket de caisse automatiquement. Nous suivons ainsi les tonnages par grande catégorie de produits pour les besoins de reportings auprès de la Banque Alimentaire. Sans doute que nous n’utilisons qu’une fraction des fonctionnalités de WaveSoft, mais de quoi couvrir totalement parfaitement nos besoins de gestion. »

Un logiciel souple, avec toutes les fonctions de gestion nécessaires

WaveSoft remplit les fonctions de gestion commerciale, de TPV (Terminal Point de Vente) et de comptabilité. Il a été installé dans son édition « professionnelle ».

Pierre ARAGON, responsable ERP de IBS Network, le partenaire intégrateur de WaveSoft qui a ouvert ce compte, explique : « Avec WaveSoft, le budget logiciel, comme les fonctionnalités offertes, sont à la mesure des structures associatives. L’outil présente une facilité native à s’adapter aux contextes métier, ce qui permet de limiter notre temps d’intervention lors de l’installation. Principalement, il est demandé à WaveSoft ici de suivre avec le module CRM, les familles aidées, de restituer des reportings d’activité sur les tonnages distribués par catégories de produits… Dans une des épiceries sur Agen, nous avons utilisé aussi le module GRC pour permettre d’envoyer des alertes par email aux familles selon les arrivages de marchandises. »

WaveSoft a donc professionnalisé la gestion en s’adaptant aux spécificités de l’activité. L’outil ne remplacera jamais les modalités d’accueil sur place : les personnes seront toujours accueillies personnellement, pour créer du lien social loin de la distribution de masse. Ainsi, si les structures se professionnalisent et s’informatisent, elles préservent leur culture et leur organisation avec un outil qui a su en tenir compte.