Côte D’azur Habitat signe un contrat de près d’1 M€ pour dématérialiser ses processus clefs

L’éditeur BELINK Solutions, le maître d’œuvre retenu par Côte d’Azur Habitat, est entouré de ReadSoft, son partenaire technologique, et de Ineum Consulting, pour l’accompagnement au changement. Démarré en 2007, le chantier s’étale sur 3 ans. Objectifs initiaux atteints avec 90% du projet déjà opérationnel en 2010.

Avec 30 références dans l’univers de l’habitat social, BELINK Solutions dispose d’une vraie expertise préalable.

« Avec cette signature, BELINK Solutions et ses partenaires acquièrent une nouvelle référence de premier plan », explique Benjamin OUTIN, Responsable commercial BELINK Solutions. « Nous avons construit une offre métier sur mesure avec des partenaires incontournables, comme ReadSoft. Notre consortium a ainsi remporté le marché face à des poids lourds du service informatique. »

Avec un siège et 8 agences, Côte d’azur Habitat est le premier bailleur du département. L’organisme gère quelques 20 157 logements ; son projet de dématérialisation est donc de grande ampleur. Il embrasse à l’origine, deux demandes: diminuer le délai global de paiement des factures fournisseurs, un des domaines d’expertise incontournables de ReadSoft, et faciliter la circulation d’information entre le siège et les agences.

En 2007, Côte d’Azur Habitat engage un appel d’offres sous la forme d’un dialogue compétitif. Quatre réponses se positionnent et c’est finalement, l’offre menée par BELINK Solutions/ReadSoft qui sera retenue.
« BELINK Solutions a été retenue à la suite d’un dialogue compétitif de 5 mois qui nous a permis de valider l’expertise de BELINK Solutions dans l’habitat social au travers des contacts clients. Par ailleurs, Côte d’Azur Habitat, très attaché à l’indépendance du système d’informations a privilégié une solution très intégrée à notre progiciel métier ULIS mais indépendante capable de s’intégrer avec n’importe quelle solution du marché. »

Le contrat est de près de 900 000 euros, livrable en plusieurs tranches. La signature intervient en juillet 2007.

Un projet multi-dimensionnel

La première phase du projet de dématérialisation concerne, classiquement, la dématérialisation des factures fournisseurs. Elle est en production depuis mars 2008. Le nouveau système dématérialise 40 000 factures par an, émises par une centaine de fournisseurs.

« La solution de Readsoft s’est révélée à la hauteur de la promesse : la phase d’apprentissage et d’interprétation des documents a été rapide, et le système a vite pris sa vitesse de croisière », explique M. RAMOS, DSI de Côte d’azur Habitat.

« Les factures sont numérisées le matin, quand elles nous arrivent par courrier et rentrent immédiatement dans la phase de traitement via la solution CODEXIA Workflow de BELINK Solutions qui nous a permis d’améliorer notre traçabilité sur le suivi des factures. L’enjeu pour un EPIC – Établissement Public à Caractère Industriel et Commercial – est essentiel : nous devons nous conformer à la réglementation qui impose à tous les organismes publics et para publics, de faire diminuer les délais de règlements fournisseurs à 30 jours en juillet 2010. L’Etat français s’y est engagé vis-à-vis de l’Europe. A défaut, intérêts et pénalités alourdissent nos frais financiers. Aujourd’hui, le délai global de paiement est de 35 jours ; dans quelques semaines, il passe à 30 jours. Tout devait être mis en œuvre pour améliorer nos processus avant la date butoir.»

Le second projet couvre la dématérialisation de tous les dossiers métiers (locataires, financiers, plans, délibérations, enquêtes SLS/OPS, marchés publics, collaborateurs, investissements, contentieux…). En charge de la reprise de l’existant, un Centre d’Aide par le Travail, les Ateliers Denis Cordonnier, numérisent pour ce faire, l’ensemble des archives concernées, entre autres les dossiers des locataires (2,7 millions de pages).

Modifiant profondément certains modes de fonctionnement, le projet prévoit dès le début des formations, une campagne d’information interne et l’organisation de groupes d’utilisateurs miroirs, destinés à faire remonter les impressions du terrain pour améliorer la mise en place du projet et procéder à des actions correctives. C’est Ineum Consulting qui est en charge de cette dernière partie du projet.

« Ce projet réussi au sein de Côte d’Azur Habitat a permis à BELINK Solutions de mettre en avant son savoir-faire en matière de solution de dématérialisation des documents. Nous sommes ravis de pouvoir nous appuyer sur un partenaire comme BELINK Solutions, devenu au fil des années, un partenaire incontournable grâce à une parfaite maitrise de la totalité de nos solutions de dématérialisation. », conclut Bruno Laborie, Directeur du Business Développement chez ReadSoft France.

La troisième tranche de ce vaste projet est en cours. Elle touche la dématérialisation du courrier.

A propos de Côte d’Azur Habitat.

Créé en 1923 à la suite d’une délibération de la ville de Nice, l’Office est un acteur de l’habitat sur l’ensemble du département. Il construit, gère et entretient un patrimoine de 20157 logements locatifs sociaux répartis sur 89 communes. A cela s’ajoutent 1283 équivalents logements foyers et gendarmerie. Côte d’Azur Habitat emploie 600 personnes qui assurent au quotidien les missions de l’Office : construire, louer, et entretenir le patrimoine.

A propos de BELINK Solutions.

BELINK Solutions est depuis plus de 10 ans éditeur et intégrateur de solutions logicielles de dématérialisation à destination des organismes immobiliers publics et privés
Présent sur 3 sites avec plus de 100 références dont près de 30 dans l’habitat social en France et à l’international, BELINK Solutions est un acteur incontournable pour tous vos projets de dématérialisation.

BELINK Solutions est une filiale du groupe BELINK. Pour en savoir plus : www.groupe-belink.fr et www.phenix.fr