Fracht France adopte la solution Zen via conex, pour digitaliser le traitement de ses déclarations douane et passer au 0 papier

Fracht France adopte le 0 papier dans le service Douane, en se dotant de ZEN via conex™. L’arrivée de la plateforme collaborative douanière marque une révolution tant sur le plan des pratiques de traitement des dossiers douane que de la gestion des archives, comme en témoigne Sébastien Tanné, Customs Team Leader.

Fracht, une activité douane en pleine expansion

Fracht group est présent en France depuis 2007 et utilise la solution de traitement des déclarations douanières de Conex depuis 2011, à l’ouverture de son service Douane. Commissionnaire de transport et Représentant en Douane Enregistré, Fracht France prend en charge le transport de tout type de marchandises dans le monde. Un modèle d’organisation, d’origine suisse, récompensé par une croissance continue, la confiance de milliers de clients de toutes tailles et de tous secteurs, et une série impressionnante de certifications ISO.

Portée par une dynamique de développement puissante, au sein d’un groupe mondial comptant plus de 2 000 employés sur plus de 55 pays, la filiale Fracht France – elle-même devenue depuis 2018 un Groupe au sein du groupe – emploie 120 personnes dans l’hexagone, et plus de 180 personnes en Afrique de l’Ouest et Océanie, au travers de ses 9 filiales. En France, les salariés sont répartis sur 7 agences et 2 entrepôts.

Le service Douane connait donc une évolution à la mesure de cette croissance, et emploie aujourd’hui 12 déclarants, sur les sites de Tremblay-en-France et de Strasbourg. Les équipes sont multi-tâches, gérant l’import, l’export et le transit de toutes les marchandises, sur l’un ou l’autre des deux sites de dédouanement.

Une plateforme logicielle unifiée de traitement des flux

Implanté à l’automne 2023, ZEN via conex^TM permet aux équipes de déclarants de travailler sur une plateforme unique de traitement qui reçoit toutes les pièces logistiques, administratives et comptables (factures, bordereaux…) adressées par les clients et les tiers pour les marchandises à dédouaner ou à faire transiter.

« Dans le service Douane, notre équipe de déclarants recevait 250 mails par jour, avec pièces jointes ou transferts de correspondances … Depuis un an, tout a changé : en lieu et place de cette avalanche continue d’éléments à ouvrir, imprimer, lire, saisir… nous avons un seul outil partagé, ZEN via conex^TM qui canalise les arrivées de documents et permet des traitements en partie automatisés. Les documents entrants sont analysés et traités en semi-automatique, rattachés au dossier marchandises correspondant, sauvegardés au bon endroit et avec une garantie d’intégrité grâce à la technologie BlockChain… », explique Sébastien Tanné, Customs Team Leader de Fracht France. « On sait tout de suite qui se charge d’un dossier, et, à tout moment, où en est le traitement de la déclaration. Le process est fluide et la supervision facilitée. »

ZEN via conex^TM est interfacé avec l’ERP de l’entreprise. Ainsi, les exploitants font une demande de dédouanement ou de transit auprès de leurs collègues déclarants, qui arrive immédiatement sur la plateforme. L’activité de tout le service douane est partagée via cette unique interface, le travail collaboratif facilité, un déclarant ou un autre peut prendre la main sur un dossier au fil des arrivées. Au-delà du seul service Douane, ce sont 70 collaborateurs dans toute l’entreprise qui peuvent accéder à l’outil ZEN via conex^TM, pour communiquer des éléments.

La plateforme, simple et intuitive, permet une prise en main aisée par les différents métiers de l’entreprise. L’accompagnement et la formation initiale de Conex, les possibilités de personnalisation individuelles de l’interface sur chaque poste de travail, ont facilité l’adoption de l’outil et le switch des habitudes.

Une autre avancée permettant au déclarant de gagner en efficacité, est intervenue, avec la mise en place d’un module intelligemment intégré, l’atelier OCR via conex™ .

En vue du pré-remplissage de la déclaration, toutes les pièces qui arrivent dans l’interface sont ainsi analysées automatiquement, pour en extraire les données pertinentes qui vont alimenter des champs d’information auparavant remplis en saisie manuelle. Mis en place dans les mois qui ont suivi l’installation de la plateforme, ce nouveau module de traitement OCR, auto-apprenant grâce à l’IA, gère aujourd’hui toute la diversité des formats de factures, bons de commandes, bordereaux de livraison…. qui arrivent dans le système depuis de multiples sources internationales.

« Le déclarant en douane gagne un temps fou, évite de nombreuses saisies et fait un travail de supervision plus qualitatif. Plus de stabilo, plus de calculettes ! C’est un changement radical du travail vers plus de simplification, de facilité et de fluidité et de valeur-ajoutée. Les équipes ont été tout de suite réceptives et les changements se sont fait naturellement », constate Sébastien Tanné.

Finies les archives papiers !

L’autre impact visible est une transformation radicale de la gestion des archives. De nombreuses heures sont économisées purement et simplement, une fois disparue la nécessité des archives papier. Le rituel immuable et obligatoire des mises en chemises, cartons, palettes, le départ en entrepôt de stockage, n’a plus lieu d’être ! D’un seul coup d’un seul, le 30 octobre 2023, le bureau devient « 0 papier ». Plus besoin de prendre le soin d’étiqueter les dossiers douane avec leurs liasses, de veiller à les glisser au bon endroit pour pouvoir les retrouver des mois, voire des années plus tard, en cas de demandes de vérifications…

ZEN via conex^TM, en dématérialisant les archives, apporte un confort notable dans la gestion des priorités. L’économie est tangible : des heures de rangement, des fournitures de bureau, cartons, étiquettes, ramettes de papiers…

« L’espace de travail se trouve dégagé d’un coup. On se trouve sans les piles de dossiers en instance de rangement, et ces volumineuses armoires d’archives sont devenues inutiles », se réjouit Sébastien Tanné.

Des archives vivantes et un process tracé

Pourtant, les liasses attachées aux déclarations, qu’un service douane doit garder par devers lui de nombreuses années après avoir passé les écritures, sont bien toujours accessibles et irréfragables. Simplement, on aura compris qu’elles le sont de façon numérique, et que la sauvegarde s’effectue de façon automatique au fil du traitement.

C’est d’ailleurs tout le cheminement du traitement des éléments Douane (workflow) qui est conservé grâce à ZEN via conex™. Les écritures sont horodatées, le process qui a conduit aux déclarations douane, retraçable même longtemps après.

Fracht France, engagé dans la baisse de son empreinte carbone, obtient en février 2024, un très haut niveau de certification Ecovadis – Médaille d’argent (sustainability rating)[1]. Le Groupe est également récompensé par plusieurs trophées qui certifient la qualité de vie au travail (Top Work Places). ZEN via conex™ contribuera encore à améliorer ces performances.

A propos de Fracht

Le groupe Fracht est une entreprise familiale d’origine suisse qui propose à ses clients du monde entier des solutions complètes en matière de logistique et de chaîne d’approvisionnement. Grâce à son vaste réseau mondial de 150 bureaux sur plus de 55 pays et à l’importance qu’il accorde à l’excellence, à l’expertise industrielle et aux technologies de pointe, le groupe Fracht fournit des services fiables et efficaces dans le monde entier. Fondé sur l’altruisme, le groupe Fracht est fier de l’importance qu’il accorde à la responsabilité sociale des entreprises et à la durabilité. Pour de plus amples informations, veuillez consulter le site www.Frachtgroup.com.

[1] Avec ce résultat, Fracht France obtient une meilleure notation que 94% des entreprises évaluées par Ecovadis tous secteurs confondus.