Le Conseil départemental des Yvelines gère ses places de parkings avec l’appli collaborative MyCarSpot

Le Département des Yvelines utilise MyCarSpot. Florence DUHAMEL, responsable Flotte Automobile à la Direction des Moyens Généraux dirigée par Christine GALLAND, explique les raisons de ce choix à Versailles et les avantages de la solution digitale de parking collaboratif.

En plus des 400 engins et matériels affectés à l’entretien de la voierie des routes départementales, le Conseil départemental des Yvelines est responsable d’un parc de 600 véhicules légers utilisés par ses agents administratifs et techniques pour exercer leurs missions de service public. La collectivité territoriale a entamé plusieurs grands projets d’optimisation à échéance 2020/2021. Ainsi en est-il de l’électrification des trois-quarts du parc de véhicules légers ou de la mutualisation des véhicules avec un système d’autopartage (boîte à clés).

La gestion des parkings est également touchée par la transformation digitale, les changements sont d’ores et déjà opérationnels.

Mutualisation et rationalisation : le contexte

L’hôtel du Département, situé en centre-ville de Versailles dispose d’un parking de 100 places.

Jusqu’alors, ces dernières étaient attribuées de façon nominative à des agents administratifs travaillant sur le site. Le parking affichant complet, des agents étaient inscrits sur liste d’attente pour obtenir une place attitrée. Quand un collaborateur qui bénéficiait d’une place attitrée, quittait son poste définitivement ou changeait de site, sa place était réaffectée. Or, situation paradoxale, compte tenu des déplacements professionnels quotidiens, du télétravail, des congés des bénéficiaires de places attitrées, il n’était pas rare que des places bien visibles restent inoccupées en journée ! Pour les agents qui n’avaient pas d’accès à un parking paraissant encore libre, cela générait de l’insatisfaction.

L’amélioration de la gestion du parking de l’Hôtel du Département est un des premiers challenges auquel est confrontée Mme. Florence DUHAMEL à son arrivée début 2019 à la tête du parc automobile du Conseil départemental. Elle formule la question ainsi : n’existerait-il donc pas sur le marché, comme c’est le cas pour les solutions de gestion de parc auto déjà en usage au Conseil départemental, une solution informatique métier simple qui en rationaliserait la gestion automatiquement ?

La réponse est oui. Il s’agit de passer à l’action.

La solution de parking collaboratif MyCarSpot

Le Conseil départemental lance un marché avec l’appui du service de la commande publique qui aide à formaliser l’appel d’offres. Y répond entre autres MyCarSpot qui a précisément conçu une solution informatique innovante permettant de partager le parking entre collaborateurs avec une logique d’optimisation du parc de véhicules d’entreprise, de bout en bout.

Le projet est lancé en septembre, après notification du marché à l’été 2019. Quatre directions sont impliquées, le pilotage revenant au service Parc Automobile de la Direction des moyens généraux :

• La Direction Informatique, pour les fonctionnalités de l’application (annuaire et gestion RGPD concernant le traitement des données personnelles des agents).
• La Direction des Bâtiments, pour installer une caméra à reconnaissance de plaques. Une interface est mise en place avec MyCarSpot pour permettre une levée immédiate de la barrière et fluidifier l’entrée.
• Le service Sécurité qui, quotidiennement, contrôle les entrées et sorties de véhicules selon les obligations du plan vigie pirate.
• Et la DRH, qui lance une communication générale sur l’intranet et auprès des agents directement concernés.

Aujourd’hui, plus de 200 véhicules sont gérés par MyCarSpot. L’accès a été donné dans un premier temps aux agents administratifs de places dédiées qui ont appris à l’utiliser rapidement. On s’aperçoit alors que l’application a permis de généraliser un usage collaboratif informel : les agents avaient en effet, pour certains, pris l’initiative de prêter parfois à un collègue non attributaire de place à l’année, leur emplacement en cas d’absence prévue.

« La solution est très souple et fonctionnelle. Les agents qui utilisent le système de réservation sont responsabilisés : ils ont compris l’intérêt et se plient à la règle de réservation systématique, libérant ainsi des places pour les collègues en cas d’absence. Cette collaboration de tous permet d’augmenter la place. Nous avons évalué le potentiel de disponibilité supplémentaire de places à 35% », explique Florence Duhamel.

Les perspectives d’avenir

La solution va être étendue à un autre parking du Conseil départemental à Guyancourt dans quelques semaines, un parking de 200 places.

« Nous envisageons aussi d’utiliser l’application MyCarSpot pour nos accès visiteurs sur les deux principaux sites du Département », conclut Christine GALLAND, responsable des Services Généraux au Conseil départemental. « Et MyCarSpot va accompagner les réorganisations à venir des parkings. Par exemple, les futurs travaux d’installation de bornes électriques obligent à redessiner les emplacements au sol dans certaines zones : l’application MyCarSpot va limiter les désagréments liés à ces changements en réaffectant de façon dynamique les places. »

A propos du Conseil départemental des Yvelines

Le Département des Yvelines, créé en 1964, est né de la réorganisation de la région parisienne et de la création de sept nouveaux départements. Les Yvelines comptent parmi les plus récents départements de France. À l’ouest de Paris, le Département des Yvelines s’ouvre sur le grand bassin parisien. Il s’étend sur 2 284 km² et compte 259 communes (dont plus de la moitié sont des communes rurales).

Les conseillers départementaux sont élus lors des élections cantonales. Dans les Yvelines, on compte 21 cantons. Chaque conseiller départemental doit se présenter en binômes composé d’un homme et d’une femme (ce depuis les élections de mars 2015). Il y a donc 42 conseillers départementaux dont le président, Pierre Bédier.

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