Leader européen des solutions de services prépayés, UpCoop partage son retour d’expérience sur Sharvy, l’application de gestion des places de parking et des espaces de travail en flex office

En 2023, dans le cadre du déménagement de leur siège à Gennevilliers, baptisé « Up Gardens », UpCoop recherche une solution digitale pour gérer la transition vers un parking réduit. Les critères de choix pour la solution étaient la flexibilité, l’équité et la facilité d’utilisation. Sharvy s’est démarqué par sa capacité à répondre à ces besoins spécifiques, offrant une gestion des places de stationnement basée sur un algorithme équitable et une interface utilisateur intuitive.

Témoignage de Julien Foucher, directeur de l’environnement de travail et de l’immobilier, chez UpCoop

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Conférence le 26 mars, 10h 00 – Paris Porte de Versailles Pavillon 1

La gestion d’un déménagement sous haute surveillance

En 2023, UpCoop [1] entreprend un déménagement de son siège vers « Up Gardens » à Gennevilliers. Le nouveau site offre une proximité avec le RER C et la future ligne 15, améliorant ainsi l’accessibilité. Mais le passage d’un parking de 600 places à seulement 310 places a l’allure d’un vrai challenge. En effet, il faut accueillir les véhicules de la flotte d’entreprise, et les véhicules personnels. Dans l’équation, il faut tenir compte des 20 places réservées aux personnes à mobilité réduite et aux visiteurs, des 5 places bloquées vers les sorties ascenseurs pour les femmes enceintes ou les personnes ayant un handicap temporaire, et des places à borne de recharge pour les 40 véhicules électriques de la flotte d’entreprise.

Dans cette entreprise coopérative et participative (Scop), l’équité de traitement est une valeur cardinale. Aucune place n’est attribuée par avance. Le président n’a pas plus droit à un traitement de faveur pour l’accès que n’importe quel salarié sociétaire. Mais ce qui était possible sans aucun calcul auparavant, ne l’est plus quand la capacité de parking est divisée par 2.

« Une coopérative, cela crée des obligations encore plus fortes vis-à-vis de la satisfaction des collaborateurs. L’expérience collaborateur doit être parfaite », explique Julien Foucher. « Il fallait une solution digitale pour optimiser la gestion du parking. »

Car la réussite d’un déménagement se jaugera largement sur la capacité de chacun à trouver de la place au parking ! D’autant que chez UpCoop, ce déménagement est programmé quelques semaines avant l’élection en assemblée générale, par l’ensemble des salariés sociétaires, du nouveau Conseil d’Administration. [2] Autant dire, que cela ajoute une pression supplémentaire. L’efficacité de la solution devra être sans faille.

Une solution digitale riche et ergonomique

Le groupe projet déménagement, représentatif de toutes les strates de l’entreprise, scrute l’ergonomie de l’application Sharvy avant de la retenir. On compte jusqu’au nombre de clics nécessaires pour réserver une place de parking. Sur ce point, satisfaction totale ! Tant l’examen de départ que les remontées terrain post-utilisation, convergeront : Sharvy offre une interface agréable et conviviale à la portée de tous, ses fonctionnalités intuitives permettent une adoption immédiate.

Que retenir quelques mois après le déploiement ?

« L’intégration de Sharvy a renforcé la culture digitale au sein d’UpCoop, qui encourage l’utilisation d’outils technologiques tant en interne que pour l’offre aux clients », explique Julien Foucher, directeur de l’environnement de travail et de l’immobilier, chez UpCoop.

L’interface Sharvy est comprise facilement, l’expérience utilisateur est fluide et intuitive. L’algorithme équitable de Sharvy permet de faire tourner les bénéficiaires, évitant ainsi les frustrations. La possibilité offerte aux collaborateurs de choisir différents moyens de transport selon les jours, est très pratique. Sharvy a permis également de déployer le contrôle d’accès via des caméras à reconnaissance de plaques d’immatriculation, renforçant la sécurité des accès. Les badges ne sont plus nécessaires pour rentrer dans le parking, le véhicule est immédiatement reconnu, on gagne du temps, et de la fluidité. Les visiteurs bénéficient de la même expérience d’accueil que les collaborateurs. Lorsqu’un rendez-vous est pris, l’Accueil réserve directement la place pour le visiteur, qui sera le jour J, accueilli comme chez lui au sein du parking du Groupe Up. Il recevra en notification, son numéro de place avant d’arriver, la barrière se lèvera d’elle-même, pas besoin de s’annoncer, pas besoin d’interphone…Vous êtes la bienvenue chez UpCoop !

Parking et Bureau

Sharvy est même mis à contribution pour gérer pendant deux mois, le flex office sur un plateau en open-space, octroyé par le bailleur de façon transitoire. Pour les premiers arrivants, voilà encore un changement total d’organisation. UpCoop est habitué aux bureaux cloisonnés de 3 ou 4 positions, et voilà que le déménagement propose un espace de travail sans attribution nominative !

« Que Sharvy permette au sein de la même interface, la réservation de sa place de parking et de son poste de travail, a été une plus-value inespérée, car ce cas de figure n’avait pas été envisagé au début du projet de déménagement. Sharvy a mis en place cette autre fonction avec une agilité remarquable ! L’outil a permis une réservation des espaces de travail, avec une communication transparente », explique Julien Foucher.

Un accompagnement solide pour le changement

Sharvy ne se contente pas de mettre à disposition une application et de la personnaliser, l’équipe accompagne le changement, et fait bénéficier ses clients de retours d’expérience et conseils. L’approche personnalisée permet de répondre pleinement aux besoins spécifiques du groupe, renforçant ainsi la confiance et la satisfaction dans la solution proposée. La hotline est « réactive, professionnelle et carrée ». Jusqu’à la communication vers les utilisateurs qui est gérée par Sharvy : deux webinars sont organisés par l’équipe pour expliquer à tous comment utiliser l’outil.

« L’agilité et la disponibilité de l’équipe Sharvy ont été essentielles pour assurer une transition de toute l’entreprise et l’adoption rapide de la solution », explique Julien Foucher. « Dans la collaboration avec Sharvy, ce sont l’agilité, l’accompagnement et la co-construction offerts par l’équipe qui sont de vraies plus-values. En conclusion, Sharvy, ce n’est pas seulement un partenaire technologique. C’est aussi un partenaire du challenge ! »

À propos du Groupe Up et de sa société mère, UpCoop 

Le groupe Up crée des solutions de paiement et des services à utilité sociale et locale qui donnent aux entreprises et aux collectivités les moyens d’améliorer le pouvoir d’achat et la qualité de vie des salariés, des agents publics et des citoyens. Là où il est implanté, le Groupe milite pour favoriser l’accès à une alimentation plus saine, à la culture et aux loisirs pour tous ainsi qu’à une consommation plus responsable.

Ses marques notoires en France sont le titre-restaurant UpDéjeuner, les titres cadeaux UpCadhoc, Chèque Lire et Chèque Culture, ainsi que UpCohésia, le Chèque Domicile et le Chèque de Services pour ses clients collectivités.

Sa maison-mère française, la Société coopérative et participative (Scop) UpCoop, est devenue entreprise à mission en janvier 2023 et s’est dotée d’une raison d’être « Coopérer durablement pour un pouvoir d’achat à utilité sociale et locale », inscrite dans ses statuts.

Implanté dans 23 pays, le groupe Up compte 3 122 salariés dans le monde et a réalisé un chiffre d’affaires de 640 millions d’euros en 2022.

www.up.coop

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[1] Updéjeuner, Upcadhoc…

[2] 12 membres élus pour 4 ans par les salariés sociétaires lors de l’Assemblée générale