La salle de presse

1 100 élèves, 80 permanents et 200 intervenants extérieurs ont accès à un parking de 207 places sur le campus de l’Ecole, proche du centre-ville de Pau. Un problème d’optimisation que Sharvy se fait fort de gérer, après deux rentrées scolaires !

Sharvy, le cas d’école

Membre de la Conférence des Grandes Ecoles, l’ESC Pau Business School est une institution gérée par la CCI de Pau qui l’a créée en 1969. Elle jouxte sur le campus de l’Université, deux écoles d’ingénieurs et un technopôle. En prenant ses fonctions de Directeur du Pôle Ressources en janvier 2020, Julien Urruty se voit confier immédiatement deux problèmes lancinants, ces fameux « irritants » du quotidien, dont se plaignent le corps professoral et les apprenants. En résumant : les distributeurs proposent trop de junk food, et le parking est trop petit !

Dans les deux cas, M. Urruty va engager des transformations d’usages pérennes.

Le Net lui ouvre un tour du marché à portée de clics, pour identifier de nouvelles solutions innovantes et leurs acteurs. Il veut privilégier des services ancrés dans la modernité et avancer sur un déploiement effectif pour la rentrée.

Pour le parking, le choix se portera sur Sharvy ! En moins de 6 mois, l’application sera implémentée et connait un vrai succès : tant au plan pratique, puisque l’application est plébiscitée par tous les usagers. Qu’au plan éthique : l’ESC Pau a retenu la solution d’une start-up française – de quoi satisfaire la culture d’entreprenariat promue sur le campus ![1]

Le casse-tête du parking

Depuis 2 ans, l’accès au parking était redevenu libre, les barrières d’entrée étaient constamment relevées. Mais ce choix de la simplicité n’était pas sans poser problème… Par manque de places, le parking occasionnait même du stress pour la hiérarchie, et les usagers : des élèves arrivant en retard en cours au prétexte qu’ils avaient cherché où se garer, des stationnements dangereux devant des sorties incendies ou en double-file, des élèves garés sur les places réservées aux professeurs, etc

Pourtant, la solution précédente, qui reposait sur une gestion de la barrière par badge d’accès, avait été abandonnée, pour surcharge de tracasseries. Il n’était plus question de réaffecter une personne à mi-temps sur cette gestion fastidieuse des badges d’accès.

« Sachant que, dans une école, il y a forcément des étudiants nouveaux qui arrivent chaque année, d’autres qui partent, des badges qui se perdent… C’est une gestion très compliquée, qu’on avait jugé intenable et dont le principe avait été abandonné », explique Julien Urruty, Directeur du Pôle Ressources en charge du projet.

Alors, il fallait poser différemment le problème.

Quelles étaient les données ? D’un côté, 207 places de parking. De l’autre, pratiquement 1 400 usagers, pas tous motorisés. Et donc, des situations épisodiques mais régulières de saturation, imprévisibles à première vue.

Sharvy permettait d’analyser le problème différemment. C’est écrit noir sur blanc sur leur site Web : on récupère au moins 30% de capacités avec une gestion optimisée du parking. Quand on tient compte des personnels absents – pour toutes les raisons connues, réunions extérieures, congés, maladies, RTT, -, et qu’on sait réattribuer les places vacantes à un demandeur …

« Ce qui me plaisait dans le concept, c’est à la fois qu’on donne de l’autonomie aux personnes, et qu’on insuffle de la technologie dans l’accès parking. Et puis le bénéfice usagers évident, notamment pour nos étudiants, pour leur organisation personnelle ! », poursuit Julien Urruty

En effet, en adressant ses demandes de place sur l’application, on est notifié 24h à 48h avant son arrivée.  Quand on part pour l’école, on sait qu’on peut compter sur une place, et qu’on ne se retrouvera pas devant un parking qui affiche complet. En revanche, en l’absence de notification de la part de Sharvy, on va partir un peu plus tôt car il faudra se garer plus loin. Dans tous les cas, en devenant prévisible, le parking a perdu totalement de son pouvoir de nuisance ! On sait anticiper, s’adapter et maîtriser !

Qui plus est, le parking devient un bien commun, géré de façon collaborative : quand on prévoit d’être absent du campus, on libère de soi-même sa place pour la remettre dans le pot commun, à disposition des autres. Une attitude responsabilisante, respectueuse vis-à-vis de la communauté, qui permet d’affirmer les conditions du vivre ensemble.

Pari tenu

A l’ESC Pau, la mise en place de Sharvy passe d’abord par la mise en commun de tous les espaces de parking, autrefois distingués entre élèves et professeurs. Un traitement qui supprime une source de doléances, quand des places côté professeurs restaient visiblement vacantes, alors que le parking des élèves était plein…

Au final, le projet sera rondement mené. Le sujet est lancé en avril 2020. Des rencontres et chiffrages arrivent jusqu’à la fin du printemps, puis la décision est prise de contractualiser avec Sharvy en juin 2020, pour une mise en place programmée en septembre 2020, à la rentrée.

Dès fin août, les étudiants ont reçu un premier mail d’information générale, l’affichage est fait sur le campus pour annoncer le système. En parallèle, côté administrateur, l’outil est alimenté avec le fichier de toutes les adresses mails des usagers. Enfin, un envoi massif sur tous les comptes mail permet aux étudiants et aux personnels de se connecter sur la plateforme, de personnaliser leur compte avec un mot de passe et de l’activer.

Les outils de communication sont fournis par Sharvy.

« Dès le départ, on a eu beaucoup de retours très positifs, notamment des étudiants, ne serait-ce que le côté technologie qui leur a tout de suite plu ! Je suis avec mon smartphone, j’active et j’ouvre la barrière tout simplement en appuyant sur un bouton. L’effet waouh est certain ! Et le système est imparable. Si le conducteur se présente devant la barrière alors qu’il n’a pas de place réservée dans Sharvy, le système ne se déclenche pas. »

Dans un environnement métier de la formation et de l’enseignement supérieur, qui depuis deux ans, a subi des mutations pédagogiques profondes avec le recours massif aux technologies à distance, l’apparition de nouveaux moyens digitaux dans la gestion des ressources physiques apparait comme une mise à niveau bienvenue !

« Le succès est unanime ! L’outil fonctionne très bien, la technologie est parfaitement au point et l’acceptabilité totale » ! se réjouit Monsieur Urruty.

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[1] L’ESC Pau fait confiance à MyGreenShop, start-up parisienne, qui travaille les produits bio, healthy, et les circuits courts, à l’encontre des leaders traditionnels de ce secteur d’activité.

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