La salle de presse

Depuis 2021, Sharvy est utilisé par l’Institut de recherche pour le développement dans le cadre de deux actions qui s’inscrivent dans une démarche d’amélioration de la qualité de vie au travail et d’un plan de sobriété énergétique : un projet pilote de bureau flexible, et l’optimisation des places de parking du siège et de la délégation régionale Sud-Est de l’IRD.

Témoignages à la Délégation régionale Sud-Est :
Justine MASTIO LENZ, Responsable du service achat, patrimoine et logistique, en charge du parking, et Nelly BARDET, en charge du projet flexi-bureau, à la Direction des Ressources Humaines

L’IRD est un organisme de recherche public français pluridisciplinaire qui, depuis près de 80 ans, s’engage dans des partenariats équitables avec les pays du Sud et les Outre-mer français.  Science de la durabilité, innovation et interdisciplinarité constituent les piliers de sa recherche, engagée pour la réalisation des Objectifs de développement durable (ODD).

Son siège basé à Marseille dans le quartier des affaires EuroMéditerrannée, mais également sa délégation régionale Sud-Est qui vient en appui à 18 structures de recherche réparties sur les sites d’Aix-Marseille, Nice, Grenoble, Clermont-Ferrand accueillent de très nombreux visiteurs.

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Sharvy est exposant sur Viva Technology ★ sur le stand de la Région Occitanie
14 / 17 JUIN 2023 –  Paris Expo Porte de Versailles hall 2 – stand Occitanie J48

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Repenser le bien-être au travail

Après deux années de crise sanitaire où le télétravail a tenu éloigné les équipes des locaux, le retour « à la normale » a été préparé pour faciliter la « vie au bureau ».

Un réaménagement des locaux prenant en compte des nouvelles façons de travailler (salle de créativité, salle en mode projet, bulles, espaces de convivialité, coworking, salle d’allaitement), et la possibilité de trois jours de télétravail hebdomadaires ont été mis en place. La Direction des ressources humaines de l’Institut expérimente également un projet pilote de flexi-bureau et la réservation du parking est automatisée, au bénéfice de l’ensemble des agents, visiteurs ou rattachés au site. Sharvy est utilisé pour ces deux besoins.

Des bureaux flexibles avec Sharvy

« A la DRH, les effectifs n’ont cessé de progresser depuis 2021 pour faire face à un accroissement d’activité. Attribuer des bureaux individuels et nominatifs n’était plus possible. Intuitivement, avec nos nouvelles règles de télétravail le flexi-bureau est apparu comme une solution idéale. Restait à mettre cela en pratique ! », explique Nelly BARDET, en charge du projet à la direction des ressources humaines.

L’application Sharvy, avec son algorithme d’optimisation, permet d’attribuer les postes de travail au fil des demandes de réservations, et de les confirmer aux agents. Ainsi, les 55 personnes rattachées à la DRH savent qu’elles auront bien un poste de travail assuré si elles viennent sur site, alors même que seulement 46 positions sont créées.

Le flexi-bureau se conjugue de la façon suivante : les agents sont rattachés par équipe à 2 ou 3 bureaux, parmi les 16 de la DRH. Une fois sur site, ils ont le choix de leur poste de travail au sein des bureaux désignés. En outre, des casiers, et des box (avec un compartiment pour ordinateur portable, des pots à crayons…) sont à disposition pour garder sous clé et transporter ses affaires personnelles d’un bureau à l’autre.

« Ce sont de nouvelles habitudes à expérimenter, que les nouveaux venus adoptent très vite. Elles ont vocation à s’étendre à d’autres délégations régionales et autres services de l’IRD. Changer de bureau a un effet bénéfique sur les relations, cela permet de mieux se connaitre, en mélangeant les équipes », conclut Nelly BARDET.

Un partage collaboratif du parking de l’IRD avec Sharvy

L’IRD favorise le covoiturage avec l’application Klaxit mise en place depuis trois ans. Pour autant, avec 40 places pour 260 agents, même avec le télétravail et l’incitation à ne pas utiliser de voiture, la situation pouvait poser problème avant la mise en place de Sharvy.

« L’adoption de l’application s’est faite en un temps record. Et même ceux qui ne viennent pas souvent en voiture, se sont créés un compte sur Sharvy, ils se réservent ainsi la possibilité de prendre leur voiture, et d’avoir une place dans un quartier où c’est bien souvent un casse-tête », explique Justine MASTIO LENZ, Responsable du service achat, patrimoine et logistique.

270 agents rattachés au site, plus les collègues externes des bureaux de la Délégation régionale Sud-Est, peuvent s’enregistrer sur l’application Sharvy pour profiter d’une place temporaire s’ils le souhaitent.

« Sharvy montre sa grande flexibilité. Son algorithme s’adapte aux organisations en place. Ce n’est pas seulement le dessin du parking que nous personnalisons, mais bien les règles qui ont cours dans l’entreprise en matière d’attribution du parking, pour automatiser les process et rendre le parking collaboratif », explique Stéphane SEIGNEURIN, CEO de Sharvy.

A propos de l’IRD

L’IRD est un organisme de recherche public français pluridisciplinaire qui, depuis près de 80 ans, s’engage dans des partenariats équitables avec les pays du Sud et les Outre-mer français. Acteur de l’agenda international pour le développement, ses priorités de recherche s’inscrivent dans la mise en œuvre des Objectifs de développement durable (ODD). Ensemble, scientifiques et partenaires de l’Institut proposent des solutions concrètes pour répondre aux défis globaux auxquels les sociétés et la planète font face. Cette relation gagnante-gagnante fait de la science et de l’innovation l’un des premiers leviers du développement.

Pour en savoir plus : ird.fr