La salle de presse

MULTIBURO, société de location de bureaux équipés, déploie la solution OPTI-TIME, un outil de planification opérationnelle des ressources, réactif EN TEMPS REEL. \r\nCette solution, destinée à optimiser les réservations des clients, comprend également un logiciel de réservation en ligne. Un outil CRM qui doit également accompagner MULTIBURO dans son développement, en lui permettant notamment de mieux connaître sa clientèle.

Optimiser les réservations.

Avec un parc d’une soixantaine d’espaces « Tempo » (location de courte durée) à Paris et en province, MULTIBURO est l’une des grandes références de la location de bureaux équipés. La société est actuellement en plein développement : elle ouvre un nouveau centre d’affaires gare de Lyon, première étape d’un réseau de centres d’affaires en gare, en collaboration avec la SNCF.

D’ici à 2005, MULTIBURO va ainsi doubler son volume de salles de réunions. MULTIBURO souhaite optimiser la gestion de ses espaces et leur réservation.

Les espaces proposés par MULTIBURO sont très variés, tant en termes de capacité d’accueil que d’équipement. Les équipes commerciales se trouvaient fréquemment confrontées à des problèmes d’inadéquation entre les besoins du client et le type d’espace disponible sur un site donné.

Pour trouver un espace libre sur un autre site, les responsables commerciaux devaient passer de nombreux coups de téléphone et perdaient un temps considérable.

« Nous avons cherché un logiciel capable d’optimiser les réservations et d’assurer une meilleure information entre les sites. Pour ne plus dire non à un client qui souhaite une salle de réunion à Opéra par exemple, et lui proposer une alternative sur un autre site.», explique Fabrice Colas, directeur général de MULTIBURO.

Une solution sur mesure.

Avec OPTI–TIME, MULTIBURO a trouvé une solution répondant parfaitement à ses besoins. Les logiciels hôteliers ne gèrent que des chambres identiques, or les bureaux sont tous différents. Les autres logiciels de réservation sont utilisables uniquement à partir d’un seul poste, parfois en réseau local, ou bien ils sont trop limités.

«Aucun logiciel n’était adapté à notre métier. Seule la solution proposée par DELIA SYSTEMS pouvait répondre à nos exigences.», précise le directeur général.

OPTI–TIME fournit une réponse immédiate à la clientèle et garantit de ce fait MULTIBURO d’une meilleure satisfaction client. A terme, cet outil sera utilisé par l’ensemble des responsables commerciaux répartis sur les 16 sites de MULTIBURO et par les administrateurs situés au siège social. Le serveur est hébergé chez DELIA SYSTEMS.

C’est une solution souple et économique, conformément aux exigences du cahier des charges de MULTIBURO. MULTIBURO développe également une interface permettant de réserver les salles en ligne, à partir de leur site Internet. Destiné dans un premier temps aux grands comptes, le service s’étendra bientôt à l’ensemble des clients : réservation en temps réel, confirmation immédiate et pré-paiement en ligne.

Une innovation pour le secteur de la location de bureaux.

Améliorer la productivité.

La solution OPTI–TIME permet également un suivi statistique.

«Nous traitons chaque année entre 9 000 à 10 000 réservations. Nous allons pouvoir mieux connaître les demandes, étudier la typologie des réservations, les besoins annexes et notamment les services. Il s’agit pour nous d’un bon outil CRM.», indique Fabrice Colas.

Pour les bureaux résidents (dont la durée de location est supérieure à un mois), de la Défense et de Montaigne par exemple, il sera possible d’optimiser la surface (3 000 m2), le fonctionnement et la proximité des postes de travail (200 au total). «OPTI–TIME est un logiciel de productivité qui devrait nous apporter un chiffre d’affaires complémentaire.», conclut le Directeur Général.