La Poste utilise la Legal Suite pour gérer ses sinistres

Le groupe La Poste utilise depuis plus d’un an la Legal Suite pour gérer 30 000 sinistres annuels. Choisie en version Intranet, cette solution s’est révélée très performante et facilite beaucoup le travail des gestionnaires.

Mieux gérer les 30 000 sinistres au niveau du groupe La Poste

Incendies, inondations, vol de matériel, accidents de la circulation, responsabilité civile liés à certains produits financiers, incidents divers… les sinistres sont forcément multiples au sein d’un groupe d’envergure comme celui de La Poste qui compte près de 300 000 collaborateurs. « Sous cette appellation, nous regroupons tous les dommages que peut causer ou subir l’un de nos salariés ou l’une de nos entités dans le cadre de son activité vis-à-vis de tiers, clients, prestataires, automobilistes, etc. », résume Claudine Faure, responsable du système d’information du service Risques et Assurances qui dépend de la direction juridique et des assurances du groupe La Poste. Ce qui représente une moyenne de 30 000 sinistres (dont 23 000 concernent l’automobile via le gestionnaire de flotte du Groupe) à suivre chaque année. « Le service Risques et Assurances agit comme prestataire de services auprès de tous nos interlocuteurs dans les différents métiers du Groupe : le Courrier, le Colis, La Poste Grand Public (le réseau des bureaux de poste) et les filiales (La Banque Postale, La Poste Immo…). »

En pratique, gérer les sinistres revient à évaluer les risques, négocier, souscrire et faire évoluer la trentaine de contrats d’assurance et suivre au jour le jour les dossiers en cours.
Une lourde tâche pour le service Risques et Assurances de La Poste qui utilisait jusqu’en 2005 un outil informatique maison baptisé SIS (Système d’Information Sinistralité) devenu moins performant avec le temps. Après un appel d’offres auprès des principaux éditeurs du marché, ses responsables optent pour la solution de LEGAL SUITE, rebaptisée pour l’occasion SIS-NG pour SIS Nouvelle Génération. « L’équipe LEGAL SUITE nous est apparue très solide, structurée, efficace. Ils ont su tout de suite adapter leur offre à nos besoins et le prouver par une maquette fonctionnelle poussée. »

Le choix d’un outil nouvelle génération basé sur la Legal Suite

Solution modulaire dédiée au pilotage et à la gestion des contrats et à la bonne gouvernance d’entreprise, la Legal Suite apporte une facilité et une finesse de gestion très appréciable : l’outil restitue une information très précise sur

chaque sinistre : date, hypothèse, dommage, responsabilité, expertises… tout en permettant de faire les provisions comptables nécessaires en fonction des contrats d’assurance et des évolutions dans l’année.
Les quelque 50 gestionnaires de sinistres (dont 30 centralisés à Paris) peuvent faire simplement leurs requêtes (par fournisseur, activité, mot-clé…), lier des dossiers multimétier, planifier des tâches, générer des états et des graphiques personnalisés, gérer les documents joints, par exemple les constats automobiles, se faire alerter sur les délais légaux et de règlement…

Installée à La Poste dès l’origine en version Intranet, l’application s’est révélée hautement personnalisable et d’une prise en main quasi immédiate pour tous les utilisateurs. « Cela nous a changé la vie, reconnaît Claudine Faure. D’autant que cet outil fait preuve d’une grande ouverture et d’une vraie souplesse, permettant de gérer les flux d’activité et faciliter la coopération entre les 9 centres de gestion, de même la mise à jour des référentiels est immédiate, par exemple en l’absence d’un code d’assureur, il est modifié immédiatement. » Cette entraide et cette souplesse étaient impossibles auparavant. La gestion de l’ensemble des dossiers est centralisée mais le suivi de chacun des sinistres est individualisé, chaque gestionnaire en restant responsable. « LEGAL SUITE nous a permis d’harmoniser nos procédures pour un gain d’efficacité et de qualité non négligeable. »

Aller encore plus loin

Plus d’un an après la mise en place de l’outil, le service Risques et Assurances de La Poste est pleinement satisfait de sa nouvelle solution. « Le challenge pour LEGAL SUITE a été, entre autres, de reprendre l’existant, à savoir 10 années de sinistres sous la forme de données très hétérogènes à intégrer dans le nouvel outil. Ils y sont parvenus et cet historique se révèle bien utile aujourd’hui pour une meilleure analyse des risques automobiles par exemple. »

SIS-NG s’enrichit au fil des mois avec la numérisation des constats automobiles et l’information des clients. But : diminuer le nombre de sinistres par la prévention. La solution va aussi évoluer avec un système de workflow (circuit de validation électronique) pour faciliter davantage le suivi des dossiers.

À propos du groupe LA POSTE. Opérateur postal français et l’un des tout premiers d’Europe, le groupe La Poste réalise plus de 20 milliards d’euros de CA pour un résultat net multiplié par 1,4 en 2006 (789 M€). Organisé en 4 grands pôles (les bureaux de poste, le Courrier, le Colis, l’Express et La Banque Postale), il emploie près de 300 000 salariés et possède un réseau de 17 000 bureaux de poste partout en France. Pour en savoir plus : www.laposte.fr