TOTAL adopte la Legal Suite

Le groupe pétrolier TOTAL s’appuie sur la Legal Suite pour répondre aux exigences de transparence des sociétés cotées et faciliter son reporting interne.?Choisie pour sa souplesse d’utilisation et sa fiabilité, cette solution accessible par Intranet assure le reporting des données juridiques des 2 000 sociétés affiliées au Groupe.

Un outil transverse pour les 2 000 sociétés présentes dans 130 pays

Quatrième groupe pétrolier et gazier mondial et acteur majeur de la chimie, TOTAL rassemble de multiples filiales et entités (plus de 2 000) sur tous les continents. Le Groupe a besoin d’avoir accès en temps réel aux principales données de chacune des sociétés qui lui sont affiliées : dénomination, composition du conseil d’administration, répartition du capital, organigrammes, etc. Jusqu’à récemment, le recueil de ces informations représentait une vraie problématique pour la direction juridique du Groupe. Le besoin d’un outil performant et adapté s’est fait d’autant plus sentir que les contraintes réglementaires se sont accentuées (loi Sarbanes-Oxley aux États-Unis, loi de Sécurité Financière en France) exigeant plus de transparence dans les informations financières des groupes cotés, au service d’une meilleure gouvernance.

Jusqu’en 2005, la direction juridique de TOTAL utilisait un outil de reporting connu des sociétés du CAC 40 mais mal adapté à ces nouvelles contraintes. « C’était un outil complexe, non intuitif, nécessitant une formation de deux jours pour bien appréhender son fonctionnement. Nécessairement centralisé, il n’était pas utilisé par nos correspondants locaux qui préféraient de petites applications maison pour leur gestion quotidienne et considéraient les besoins de l’outil du Groupe comme une charge supplémentaire, sans contrepartie pour eux », explique Élisabeth Marie, juriste à la holding et responsable du projet. « Résultat : un reporting difficile et inégal. Ce logiciel n’était pas non plus compatible avec notre volonté de décentraliser l’information ». Il devenait urgent pour TOTAL de s’équiper d’une solution transverse (inter-métiers et pays), absolument fiable, capable d’assurer une traçabilité parfaite des données. Avec deux critères prioritaires : une prise en main quasi immédiate et une personnalisation poussée pour être à la fois l’outil de reporting du Groupe et l’outil de gestion du juriste local.

Nom de code : « TELA »

Après appel d’offres auprès d’une dizaine d’éditeurs, la solution Legal Suite est retenue fin 2005. Elle se construit autour du module « Sociétés » qui répertorie les données de toutes les entités du Groupe auquel ont été ajoutées des fonctionnalités telles que «opérations complexes », « fiches projet », « création de documents », « organigrammes ». Baptisée TELA (« la toile » en latin) et opérationnelle depuis juin 2006, cette solution est accessible via le portail Intranet sécurisé de la direction financière et est reliée aux outils financiers du Groupe. Elle a quatre profils d’utilisateurs: un administrateur «Groupe», quelques administrateurs «relais», plus de 100 « contributeurs » responsables des mises à jour, et de nombreux « consultants » (DAF, DRH, Achats, managers…) en France et à l’étranger. Chacun a son rôle dans la fiabilisation des données.

Point important de la conservation de la mémoire de l’entreprise : la reprise de l’existant. Les centaines de fiches et mémos de l’ancienne application ont été migrés avec succès par LEGAL SUITE dans TELA après arbitrage de la maîtrise d’ouvrage soit vers une base d’archives soit vers la nouvelle base active.

« LEGAL SUITE a une approche originale, différente des logiciels de ce type : le client bénéficie d’une parfaite autonomie pour faire évoluer l’application, sans être dépendant de l’éditeur. L’outil est très ergonomique, très souple en mise à jour et en consultation et en même temps très puissant dans son administration », détaille Élisabeth Marie. Les référentiels sont centralisés, mais toutes les saisies se font au niveau local. « Les utilisateurs ont été surpris par la facilité déconcertante de sa prise en main et par son intuitivité . Un jeu d’enfant ! », ajoute Élisabeth Marie. Et cela quelle que soit la nationalité de l’utilisateur, car TELA est multilingue et respecte la logique de travail du juriste. Cet outil a su se rendre indispensable auprès des juristes de TOTAL et de ses nombreux consultants internes qui disposeront à l’issue de son déploiement d’une connaissance en temps réel de toutes les entités du Groupe.

Sa facilité de personnalisation offre du « cousu main » à TOTAL

« LEGAL SUITE a su adapter sa solution à une aussi grosse organisation que la nôtre », poursuit Élisabeth Marie. « Grâce à la souplesse de l’outil et la puissance du paramétrage pour le personnaliser à nos besoins, nous avons du “cousu main” sans les inconvénients d’un développement spécifique ». La fonction « organigramme » se montre très pratique pour visualiser les sociétés à partir de critères de tri, métiers ou pays. La Legal Suite version TOTAL se distingue aussi par la richesse des possibilités d’édition et par ses fonctions de recherche très performantes – avec presque 500 champs de recherche, les juristes et consultants peuvent faire des tris et sélections multicritères très pointus. « Quand un nouvel utilisateur découvre TELA, ses yeux brillent ! ». Et grâce à l’excellente traçabilité des saisies, la direction juridique a une parfaite connaissance du niveau des mises à jour et de la qualité des données.

TELA est très utilisé par le Groupe car il répond à son besoin d’un reporting complet, fiable et sachant évoluer selon les priorités du moment. TELA intègre le générateur d’actes d’affaires intelligent Legal Business Act®, également édité par LEGAL SUITE, qui permettra prochainement aux gestionnaires de sociétés de créer à partir de TELA et de documents types, leurs documents sociaux les plus récurrents. Ce nouveau module facilitera la gestion de sociétés tout en contribuant à harmoniser les pratiques du Groupe. L’éditeur, LEGAL SUITE SAS, connaît une véritable success story. Il compte aujourd’hui plus de 180 clients et 280 projets, des références présentes dans tous les secteurs économiques, en France comme à l’international et représentant à ce jour 12 000 licences.

À propos de TOTAL.

Quatrième groupe pétrolier et gazier mondial, TOTAL est présent dans 130 pays et réalise un CA de plus de 143 milliards d’euros. Employant 95 000 collaborateurs, TOTAL est coté en bourse (Paris et New York), et représente la première capitalisation boursière de la zone euro avec ses 500 000 actionnaires. Ses activités couv rent l’ensemble de la chaîne gazière et pétrolière, mais aussi la chimie dont il est un acteur majeur. Depuis quelques années, TOTAL s’est engagé dans le développement des énergies renouvelables (éolien, solaire photovoltaïque) pour préparer l’avenir énergétique.

Pour en savoir plus : www.total.com